В настоящее время руководителей всех звеньев интересует не просто выполнение сотрудниками своих функциональных обязанностей или инструкций, а достижение конкретного желаемого результата, причём оптимальным способом – то есть, управленца интересует не процесс («люди работали, не покладая рук»), а результат.
Как правило, ни одна должностная инструкция не может предусмотреть все рабочие ситуации. То есть, можно соблюдать все правила и инструкции, но желаемого результата не будет (а иногда, даже наносится ущерб), и формально никто не виноват.
Несоответствие полномочий сотрудников, их обязанностей и зон ответственности часто приводят к тому, что невозможно установить вину отдельного специалиста в неудовлетворительных результатах. А коллективная ответственность, как известно, способствует практике перекладывания обязательств и вины друг на друга. В результате руководитель не понимает, кто несет ответственность за ошибку и как избежать её повторения.
На практике, это приводит к снижению эффективности работы, определенным проблемам и конфликтам. Для того, чтобы этого не происходило, с каждым работником нужно оговорить и описать его зоны ответственности и результаты, которые он создаёт.
Зоны ответственности можно разделить на две категории:
Зона ответственности сотрудника
Зона ответственности подразделения
Зона ответственности сотрудника — это область деятельности, за нормальное функционирование и достижение результатов в которой несет ответственность конкретный исполнитель. Это означает, что при возникновении любой ситуации всегда будет «в наличии» сотрудник, обязанный и имеющий возможность (полномочия и ресурсы) её разрешить
Часто простое соблюдение правил и прямое выполнение своих должностных обязанностей допускает перекладывание задач или ответственности на других работников. А, в случае чётко определённой зоны ответственности, это становится весьма затруднительно. Ведь здесь уже не важно, что и как ты делаешь (инструкции), а важно, что ты отвечаешь за результаты вне зависимости «от обстоятельств».
Зоны ответственности подразделений также должны быть разграничены, даже если они занимаются одной и той же работой. Иначе при возникновении проблем не найти виновных.
Разработайте положение о подразделениях! Есть организации, в которых положения о подразделениях — формальность. В таких документах, как правило, изобилуют лозунги, привязка к функциям и общие положения, а не четкое определение зон ответственности и полномочий каждого сотрудника, или не формализованы механизмы согласования и корректировки деятельности подразделения и т. д. Формально это, конечно, не ошибка, но и практического смысла в подобных бумагах нет.
Следите, чтобы в компании не было принято делегирование полномочий с целью уклонения от ответственности. В противном случае разделение зон ответственности невозможно.
способствует назначению ответственности тому, кто реально зависит от решения этой задачи – ему это нужно самому для выполнения своих функций;
расширяет инициативность сотрудника – есть необходимость делать что-то для достижения результата, даже если этого «не прописано» в должностной инструкции;
чётко определяет круг ответственных и, помимо ответственности, даёт возможность наделить их необходимыми полномочиями;
даёт возможность быстро и формализовано ответить на традиционные вопросы «русской интеллигенции – «кто виноват?» и «что делать?». Но, в нашем случае, это уже будет звучать, как: «что виновато?» и «кто будет делать?»
1. Между менеджером и подчинёнными:
В основном, это злоупотребления служебным положением:
менеджер не «руководит»
менеджер «лезет» в дела подчинённых
менеджер по своему желанию произвольно меняет правила
2. Между подразделениями
взаимозависимая природа деятельности (результат создаётся только совместно)
наличие конкурирующих или амбициозных руководителей, проявляющих излишнюю «инициативу» в карьерных или других целях
всё прописано, но это не соответствует реальному способу «делания дел»
3. Между коллегами
полномочия распределены, но требуется помощь недостаточно компетентному сотруднику
обычная безответственность, плюс надежда, что никто «не заметит», или «само рассосётся»
конкурентно-конфликтные взаимоотношения между работниками
Мы поможем Вам в формализации зон ответственности и выявлении и устранении «серых зон». Это даст возможность эффективнее управлять рисками и повысит стабильность и предсказуемость результатов деятельности.